Dans un premier temps, l’association PECA FORMATION est contactée par un éducateur des services de l’Aide Sociale à l’Enfance ou des services de la Protection Judiciaire de la Jeunesse pour savoir si l’équipe encadrante est en mesure d’accueillir un jeune qui parait susceptible de tirer bénéfice d'un stage dans la structure. Avant de donner un accord sur l’éventualité d’une prise en charge, l’équipe encadrante demande à son interlocuteur de lui fournir le parcours personnel et judiciaire du jeune.

Une fiche de renseignements est remplie par le secrétariat mentionnant :

• le nom et l’âge du jeune
• le nom de l’éducateur référent
• le nom, le téléphone et l’adresse de la structure ayant le jeune en charge.

A la réception du parcours du jeune, un dossier à son nom est ouvert, et la fiche de renseignement y sera jointe en première page.
Après avoir évalué le parcours du jeune et vérifié le bien fondé de la demande, l’équipe encadrante demande à rencontrer le jeune et son éducateur.
Cette rencontre est organisée au sein de la structure PECA FORMATION, afin d’établir un diagnostic éducatif. Lors de cette rencontre, une visite de la structure est organisée avec la participation des autres jeunes accueillis.
Après la visite, l’équipe encadrante, le jeune et son éducateur tentent d’évaluer la motivation du sujet pour commencer à élaborer les premières lignes d’un projet éducatif. Il est demandé au jeune de s’exprimer sur son parcours de vie, ses difficultés, ses relations avec ses parents, ses attentes et ses projets d’avenir.

A la fin de l’entretien, si le jeune souhaite intégrer la structure PECA, l’équipe encadrante informe l’éducateur des modalités de la prise en charge. L’éducateur doit fournir les autorisations nécessaires à la prise en charge, auprès des administrations dont dépend le jeune (accord de prise en charge, accord de financement, antécédents médicaux, papiers de sécurité sociale, etc.). L’équipe encadrante définira avec l’éducateur la fréquence de ses visites sur la structure PECA FORMATION.

A la fin de la rencontre, un Procès Verbal est dressé relatant tous ce qui a été dit par le jeune, l’éducateur, l’équipe encadrante, les objectifs à atteindre, et la date de la prochaine visite pour établir un premier bilan. Un exemplaire de ce document sera adressé à l’éducateur, un autre exemplaire classé dans le dossier du jeune.

L'évaluation en cours de formation

A la fin du premier mois, une rencontre est organisée sur la structure, avec l’éducateur du jeune, pour faire le bilan.

La rencontre s’organise comme suit :

• rencontre entre l’équipe encadrante, le jeune et l’éducateur dans un premier temps
• rencontre entre le jeune et son éducateur dans un deuxième temps, hors présence de personnel de la structure,
• rencontre entre l’équipe encadrante et l’éducateur pour évaluer les progrès du jeune et l'adéquation des moyens utilisés aux objectifs de formation définis initialement.

Un compte rendu de la rencontre est rédigé, mentionnant s’il y a des modifications dans les objectifs à atteindre et tous faits marquants relatés. Un exemplaire est retourné à l’éducateur, un autre exemplaire classé dans le dossier du jeune.

Les rencontres ultérieures sont organisées en fonction des évolutions constatées chez le jeune ou à la demande des éducateurs.

A chaque rencontre, un procès-verbal est établi, un exemplaire transmis à l’éducateur du jeune, un exemplaire dans son dossier.

Le Directeur de la structure PECA FORMATION est normalement convié lors des synthèses organisées par l'organisme responsable du jeune qui nous a été confié. Il s’y rend avec le dossier du jeune, afin de souligner son évolution, ou les problèmes rencontrés avec ce dernier dans le souci d’informer tous les partenaires afin qu’ensemble ils élaborent de nouveaux objectifs ou au contraire les limiter. A son retour, le Directeur rédige un compte rendu de synthèse qu’il joindra au dossier du jeune.

En cas d’incidents, de transgressions, une note est transmise par fax à l’éducateur référent, puis confirmée par courrier aux services compétents. Il est également demandé au jeune de retranscrire les faits par écrit, ce document sera également classé dans son dossier après qu’une copie soit envoyée à l’éducateur référent.

A la fin de la prise en charge, un bilan est fait entre l’équipe encadrante, le jeune et son éducateur référent. Un écrit est produit et transmis à l’éducateur référent. Une copie est classée dans le dossier du jeune. A son départ, le dossier complet du jeune est classé dans les archives.

Communication des documents

Le jeune prend connaissance de tous les écrits à son sujet, qu’ils soient positifs ou négatifs, il sait qu’un exemplaire est classé dans son dossier, et qu’il peut y avoir accès en présence soit du Directeur de la structure soit en présence de la secrétaire de Direction.